De spelregels van een vereniging en stichting staan in de wet, maar ook in de statuten van die stichting of vereniging. Bij de oprichting van een stichting en vereniging wordt er door de notaris een akte gemaakt waarin de statuten worden vastgelegd. Deze statuten zijn niet in beton gegoten: ze kunnen ook later worden aangepast. Soms is dat aanpassen een wettelijke verplichting, zoals de wet die op 1 juli 2021 is ingegaan. Op basis van deze wet moeten stichtingen en verenigingen vóór 1 juli 2026 hun statuten (laten) checken. Deze check gaat om twee onderwerpen, die we hierna bespreken.
Besluiten nemen
In de statuten staat hoe er gestemd wordt in bestuursvergaderingen. Meestal staat er in statuten dat ieder bestuurslid 1 stem heeft. Met andere woorden: ieders stemt weegt even zwaar. Soms staat er dat de stem van een bepaalde bestuurder zwaarder weegt, bijvoorbeeld omdat deze twee stemmen heeft en de rest van de bestuursleden ieder maar één stem. Omdat dit wettelijk gezien niet meer mag, moet zo’n regel in de statuten worden gewijzigd door de notaris. Gebeurt dit niet vóór 1 juli 2026 dan geldt deze regel niet meer, maar kan er wel onduidelijkheid ontstaan over besluiten die het bestuur neemt. Ons advies is daarom om de statuten wel tijdig aan te passen.
Bestuursleden die uitvallen
De wet schrijft voortaan voor dat er in de statuten geregeld is wat er gebeurt als een bestuurslid ziek is of overlijdt. Dit heet officieel een 'ontstentenis en belet-regeling'. Met 'ontstentenis' wordt bedoeld het definitief wegvallen van een bestuurder, bijvoorbeeld door overlijden of omdat een bestuurslid om een andere reden is gestopt. Bij 'belet' gaat het om een situatie waarin iemand door ziekte of een andere reden tijdelijk geen bestuurslid kan zijn.
Als een deel van het bestuur wegvalt, kan er een probleem ontstaan. De vereniging en stichting kan daardoor stuurloos worden. Daarom moet er in de statuten geregeld zijn wat er gebeurt als er bestuursleden wegvallen, tijdelijk of definitief. De wet schrijft niet voor op welke datum dat moet zijn geregeld, maar wel dat dit geregeld wordt als de statuten worden veranderd.
Digitaal vergaderen
De Tweede Kamer heeft een wetsvoorstel aangenomen dat ervoor moet gaan zorgen dat een vereniging voortaan ook digitaal kan vergaderen. Als dit wetsvoorstel echt een wet wordt is het niet meer nodig dat er naast de digitale vergadering ook een vergadering op locatie is. Digitaal vergaderen zonder ook op locatie te vergaderen, mag alleen als de statuten dat niet verbieden. Soms verbieden de statuten het niet, maar staan er wel oude regels in die voor onduidelijkheid kunnen zorgen. Wij kunnen voor u kijken of het nodig is de statuten aan te passen als u digitaal wilt kunnen vergaderen. Of juist omdat u niet wilt dat dat mogelijk is.
Waarom dit nu oppakken verstandig is
Veel organisaties komen pas in actie als er een directe aanleiding is. Een bestuurslid valt uit, er moet met spoed een besluit worden genomen of er is discussie in de organisatie. Dan is er geen ruimte om rustig en weloverwogen de statuten te repareren. Daarom is het verstandig om op tijd de statuten aan de notaris voor te leggen. We maken in de praktijk mee dat er dan vaak meteen nog andere punten uit de statuten moeten worden opgepakt. Dan is de stichting of vereniging in één keer weer helemaal up to date. Maak daarom een afspraak, zodat we samen met u de huidige statuten kunnen bekijken.
